Säännöt

Broholmer Finland ry:n säännöt 
The terms and conditions of Broholmer Finland ry

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Broholmer Finland ry ja sen kotipaikka on Helsinki

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoitus on edistää broholminkoiran tunnettavuutta, yleistä tietämystä koirien pitämisestä ja hyvinvoinnista sekä ohjata terveiden, hyväluonteisten ja rakenteeltaan sekä ulkomuodoltaan rodunomaisten koirien kasvatukseen vaalien tanskalaisen broholmerrodun koiranjalostuksen perinteitä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys 

•    ylläpitää kotisivuja ja jakaa tietoa jäsenilleen jäsenlehdessä ja tiedotteissa
•    kokoontuu vapaamuotoisiin tapaamisiin 
•    järjestää koulutustilaisuuksia, näyttelyitä, kursseja, leirejä, luentotilaisuuksia sekä broholmereihin liittyviä tapahtumia
•    tekee yhteistyötä myös muiden koiriin liittyvien yhdistysten ja yhteisöjen sekä yhteistyökumppaneiden kanssa

Toiminnan tukemiseksi yhdistys voi

•    kerätä jäsenmaksuja
•    omistaa kiinteää ja irtainta omaisuutta
•    ottaa vastaan lahjoituksia
•    järjestää koiriin liittyviä tapahtumia

3.    Jäsenet

Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset-, perhe-, kunnia- ja kannatusjäsenet. Yhdistyksen varsinaiseksi- tai perhejäseneksi voi liittyä yksityinen henkilö, joka anoo jäsenyyttä ja jonka hallitus jäseneksi hyväksyy. Perhejäseniksi voidaan hyväksyä henkilöt, jotka kuuluvat varsinaisen jäsenen perheeseen, ja asuvat yhdessä näiden kanssa ja suorittavat vuotuisen jäsenmaksun. Perhejäsenille ei lähetetä erikseen yhdistyksen julkaisuja ja kiertokirjeitä. 

Kunniajäseniksi voi vuosikokous hallituksen yksimielisen esityksen perusteella kutsua henkilöitä, jotka ovat erityisen ansiokkaasti edistäneet yhdistyksen tarkoitusperien toteuttamista.

Kunniajäsenet hyväksyy vuosikokous ja muut jäsenet yhdistyksen hallitus. Kannatusjäseneksi hallitus voi hyväksyä yksityisen henkilön tai oikeuskelpoisen yhteisön, joka haluaa kannattaa ja tukea yhdistyksen toimintaa. Kannatusjäsenet voivat olla myös yhteisöjä.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenmaksun maksaneella täysi-ikäisellä (18 v. täyttäneellä) varsinaisella- ja perhejäsenellä sekä kunniajäsenellä yksi (1) ääni. Kannatusjäsenellä ei ole äänioikeutta.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. 

Jos jäsen toimii yhdistyksen tarkoitusperiä vastaan tai vahingoittamalla broholminkoirien jalostustyötä sopimattomalla siitostoiminnalla tai muulla tavoin vaikeuttaa yhdistyksen toimintaa, on yhdistyksen hallituksella oikeus erottaa hänet yhdistyksestä. Yhdistyksen hallitus voi yksimielisesti kutsua kokoon ylimääräisen kokouksen käsittelemään erottamista.

Hallitus voi yksimielisellä päätöksellä erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt helmikuun lopussa erääntyneen ja siitä muistutetun jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. 

Riitatilanteissa kaikille osapuolille järjestetään mahdollisuus tuoda esiin oma kantansa, ennen lopullista päätöstä. Jäsenellä joka on eroamassa, erotettu tai eronnut, ei ole oikeutta yhdistyksen omaisuuteen.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisten jäsenmaksujen suuruudesta päättää vuosikokous kullekin jäsenryhmälle erikseen.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja neljä (4) varsinaista jäsentä sekä kaksi (2) varajäsentä. Vuosittain erovuorossa on puolet jäsenistä. Ensimmäisellä kerralla erovuorolaiset arvotaan, sitten vuoron mukaan. Hallituksen toimikausi on kaksi vuotta.

Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitukseen voi kuulua kerrallaan vain yksi henkilö per talous.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. 

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. 

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus on puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla yksin sekä varapuheenjohtajalla ja sihteerillä kaksi yhdessä. 

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.   

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukausi ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä helmi-toukokuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokoukset järjestetään virka-ajan (ma-pe klo 8-16) ulkopuolella. 

Etäosallistuminen puhelimitse tai videoneuvottelun avulla hyväksytään. Harkintavalta etäosallistumisen tarjoamisessa on kokonaan yhdistyksen hallituksella.  

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, jäsentiedotteessa tai sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen.

11. Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. Otetaan mukaan mahdolliset puhelin/video-osallistujat

3. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat ääntenlaskijoina

4. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

5. hyväksytään kokouksen työjärjestys

6. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto

7. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

8. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruus

9. valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja joka toinen vuosi ja muut jäsenet erovuoron mukaan

10. valitaan yksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja

11. valitaan tarvittavat toimikunnat ja niihin jäsenet

12. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat ja yhdistyksen jäsenten vuosikokoukselle käsiteltäväksi toimittamat asiat

13. Muut mahdolliset ja ilmoitusasiat 

Kokouksen päättäminen 

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12.     Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

13.    Yhdistyslaki

Yhdistyksen sääntöjen muilta osin noudatetaan voimassa olevaa yhdistyslakia

---

 

 

THE TERMS AND CONDITIONS OF BROHOLMER FINLAND RY

1. The name and domicile of the organisation

The organisation is called Broholmer Finland ry and its domicile is Helsinki

2. The objective of the organisation and nature of business

The objective of the organisation is to promote the awareness of Broholmer Dogs, the general knowledge of ownership and wellbeing of dogs as well as support the breeding of healthy, well natured dogs that reflect the breed standard both in build and general appearance following the guidance of traditional breeding of Broholmers in Denmark.

To achieve this objective, the organisation

•    maintains a homepage and provides information by distributing a newsletter and other notifications to its members
•    arranges informal get-togethers
•    organises training events, dog shows, courses, camps, lectures and other events relating to Broholmers
•    co-operates with other dog related communities and organisations

To support its operations the organisation may

•    collect membership fees
•    acquire both real and movable property 
•    accept donations
•    organise dog related events

3. Members

Any person who accepts the objective and purpose of the organisation can become a member. The members are approved by the board of the organisation on reception of application form. 

Members are either ordinary-, family-, honorary- or supportive members.  A private person who applies for membership by submitting an application form to the board can on their approval become an ordinary- or a family member. A person can apply for family membership if they belong to the same family and reside with an ordinary member and pay the annual membership fee. Family members will not receive separate newsletters or notifications by the organisation.

Honorary members are invited on unanimous decision by the board and selected at the annual meeting. The nomination is based on exceptional work towards the principles and objectives of the organisation.

Honorary members are approved by the annual meeting and all other members are approved by the board.  The board may approve a supportive membership for either a private person or a legitimate community that wishes to support the organisation’s operations. A community can also be approved as a supportive member. 

In the meetings all ordinary-, family- and honorary members that are of legal age (18 years or over) have one (1) vote each. Supportive members do not hold a right to vote.

4. Resignation and dismissal or membership

A member has a right to resign from the organisation by submitting a written resignation to the board or the chairperson. Resignation can also be done in a meeting by noting the resignation in the minutes.

If a member is found to be acting against the principles of the organisation, damaging the Broholmer breed with inappropriate breeding practises or in any other way found to harm the organisations operations the board will use their powers to dismiss such a member. The board may unanimously call an additional meeting to discuss the dismissal.

By unanimous vote the board may dismiss a member that has failed to settle his/her membership fee after receiving reminder notice that is due for payment at the end of February. The board may also use unanimous vote to dismiss a member that has failed to comply with the duties he/she agreed to when signing the membership, has significantly harmed the organisation with his/her actions either within or outside the organisation or no longer meets the legal or contractual requirements of the organisation’s terms and conditions. 

In a conflict situation all parties are given the opportunity to present their case before final decision. A member who is resigning, has already resigned or dismissed holds no legal claim to the organisation’s property.

5. Enrollment and membership fee

The fee for enrollment and membership for each membership category is decided at the annual meeting.

6. The board

The board of the organisation consist of a chairperson, a vice chairperson and four (4) ordinary members and two (2) reserve members, selected at the annual meeting. Half of the board members will be re-selected annually. On the first re-selection the retiring board members will be chosen by lot; going forward board members will take their turn to retire.  The board will stand in power for two (2) years. 

The board will nominate a secretary, a treasurer and other necessary administrative persons either from within or outside the organisation. Only one (1) person from each household can sit in the board at any time. 

The board will hold a meeting at the request of the chairperson, or vice chairperson when chairperson is absent, when they feel it is required or if at least half of the board members request a meeting.

The board can make decisions when at least half of the board members are present, including the chairperson or vice chairperson. The majority vote will stand. In the case of a tie, there decision will be chosen by lot. 

7. Signing on behalf of the organisation

The right to sign on behalf of the organisation is on the chairperson and the treasurer alone, and the vice chairperson and secretary as two together. 

8. The accounting period and audit

The accounting period of the organisation is the calendar year.

Closing of the books, including the required documentation and annual report, must be submitted to the auditor at least one (1) month before the annual meeting. The auditor is responsible to give a written statement to the board at least two (2) weeks prior to the annual meeting.

9. Meetings

The annual meeting will be held at a date set by the board in February-May.

An additional meeting will be held if the decision is made at a meeting, if the board finds it is required or if a minimum of one tenth (1/10) of members holding the right to vote demands a specific issue to be discussed in writing to the board. The meeting has to be held within thirty (30) days from receipt of the demand to the board.  

The meetings will be held outside office hours (Monday-Friday 8.00-16.00).

Remote participation by phone or video is accepted. The decision to provide remote participation lies solely on the board.

Unless otherwise stated in the terms and conditions, the official decision by the meeting will be the majority vote. In case of a tie the chairperson of the meeting holds the final decision; on elections this will be chosen by lot. 

10. Invitations to organisation’s meetings

The board must issue invitations to meetings at least fourteen (14) days before the meeting takes place by posted letters, news letters or by e-mail using the contact details provided by the member. 

11. Annual meeting

The annual meeting will discuss the following:

1. Opening of the meeting

2. Connecting with possible phone/video participants

3. Nomination of the chairperson, secretary and two (2)persons to proof read the minutes who will act as tellers if necessary for the meeting

4. Acknowledgement of the validity and quorum of the meeting

5. Approval of agenda

6. Presentation of closing of the books, annual report and written statement from the auditor 

7. Decision on confirming the closing of the books and discharge the board and other accountable persons from liability.

8. Confirmation of the plan of action, the budget and the fees for enrolment and       membership

9. Nomination of the chairperson and vice chairperson every other year and the other board members according to their turn of retirement

10. Nomination of one (1) auditor and one (1) vice auditor

11. Nomination of required committees and their members

12. Discussion on any other points in the agenda including issues raised by the members and submitted for the annual meeting

13. Any other issues and notifications

Ending of the meeting

Should a member wish to raise any other topic on the agenda to be discussed in the annual meeting, he/she should submit the request in writing to the board in advance so it can be added to the meeting invitations.

12. Changes to the terms and conditions and dissolving the organisation

The decisions to change the terms and conditions and dissolving of the organisation requires three fourths (3/4) majority vote in a meeting. The invitations to the meeting sent out to members are required to include the information regarding changes to the terms and conditions or dissolving of the organisation.

In case of dissolving the organisation all funds owned by the organisation will be used towards the objective of the organisation, specified by the decision made at the meeting which decides on the dissolving. In case of the organisation being closed the funds will be used in the same manner. 

13. Organisational law

Any issued not specified in the terms and conditions will follow the current organisational law.